Etiqueta no E-mail

Sim, existe etiqueta mesmo ao usar e-mail, é comumente chamado de NetEtiqueta / netiqueta!

Eu finalmente resolvi escrever um artigo sobre isso, e vou colocar meu ponto de vista e incluir o de muitos outros que achei na internet (fontes citadas no final).
Não é um artigo para exaurir o assunto, até porque isso não existe mais, e nem pretendo dizer que o que está escrito aqui é algo para ser seguido sem pensar. São apenas meu entendimento de como as coisas deveriam ser feitas.

Ainda não sabemos ao certo, quem teria inventado a palavra “Netiqueta”. No entanto é certo que o termo surgiu com o objetivo de estabelecer algumas regras de bons costumes para quem se comunica via Internet.
Ao que tudo indica, Netiqueta é a união de “Net”, que significa “rede” em inglês”, com “Etiqueta”. Assim, podemos entender Netiqueta como sendo um conjunto de regras de Etiqueta para quem se comunica através da Internet.

1) Criando seu endereço de Email

Antes do envio de e-mails, você terá que ter um endereço de email. Mas CUIDADO ao criá-lo!
Ocorre que, na dificuldade de encontrar um email válido, por exemplo jose@xxxxx.com pertencerá ao primeiro José que o registrar, as pessoas criam endereços de email sem pensar que fica implícita neste endereço alguma característica da sua personalidade. No exemplo do José, existem alternativas, como jose254@xxxxx.com, que podem parecer pouco interessantes, então tenha paciência até conseguir um nome legal, que represente o que você faz, como josecarpinteiro@xxxx.com, ou uma composição com seu sobrenome, por exemplo, josemattos@xxxxx.com. Invista o tempo que for necessário, para não se arrepender mais tarde. EVITE apelidos recebidos na escola e apelidos carinhosos, a não ser que você possua diversos endereços. Alguns para brincar, outros para trabalhar ou estudar…

Imagine recrutadores recebendo solicitações de emprego com endereços de email do tipo joaoexterminador@xxxx.com, anagatinhamanhosa@hotmail.com !
Não, definitivamente, não pegam nada bem.

2) Enviando e-mail:O BÁSICO: Para que servem os campos e quem deve ser colocado em cada um deles:
A primeira e mais importante regra é que você não deve divulgar endereços de e-mail sem a permissão da pessoa.
O e-mail é do João, não é porque ele lhe enviou um “olá” que significa que você pode incluir ele numa lista para quem você envia todas as piadas que recebe e ainda por cima faz isso divulgando o endereço de e-mail dele!

Para [ou To em inglês]
Esse todos sabem é o destinatário! Sempre que estiver presente poderá ser visto por todos (tanto o nome quando o e-mail)
Mas e se houverem 8 pessoas para quem eu quero enviar um e-mail ?
A regra é que o campo “Para” é somente para quem deve tomar uma ação com o e-mail.
Não deve ser comum enviar um e-mail com o campo “Para” com muitos destinatários. Na verdade, raramente deverá ter mais de um ou 2 destinatários.

Situações Exemplo:
Se você precisa mandar uma mensagem pro João e pro chefe dele, mas quem tem que fazer algo é o João, e o chefe dele precisa saber que você está pedindo, porque foi o que vocês combinaram, então o João vai no “Para” e o o chefe no “CC”.
Se depois de passar algum tempo, o João não fez nada do solicitado, você pode inverter o “Para” e o “CC”, mandar a mensagem “para” o chefe e “CC” o João. É garantido que o João vai fazer o que precisa em seguida!

CC (Cópia Carbono) [ou Carbon Copy, no inglês]
São outras pessoas ou grupos que podem ou precisam saber da informação constante no e-mail.
Lembre que na netetiqueta não devemos mandar e-mail para quem não precisa saber.
Todos podem ver os nomes e endereços colocados neste campo, então CUIDADO!

CCO (Cópia Carbono Oculta) [ou BCC = Blind Carbon Copy, no inglês]
Este é o campo mais mal-usado! CCO ou BCC é o lugar para colocar e-mails de pessoas que vão receber o e-mail, mas não devem saber do e-mail ou dos nome dos outros destinatários.
Esta é melhor maneira de enviar e-mails a várias pessoas sem correr o risco de spammers capturarem os endereços de seus contatos.
Se você precisa mandar aquela corrente (mais sobre isso a seguir), pelo menos coloque os destinatários todos no campo BCC e não no Para ou no CC.

SEGURANÇA e PRIVACIDADE

Alguns acreditam que pelo fato de você não poder ser visto, o internauta está “anonimo”. Nada mais longe da verdade!
Usando solicitações judiciais, expedidas por juizes, a polícia, pode solicitar informação aos provedores e facilmente encontrar, quem escreveu ou provocou alguma situação de constrangimento. Portanto, lembre-se que há pessoas nos outros computadores e procure tratá-las como gostaria que tratassem você (isto é netiqueta).

3) ESCREVENDO O E-MAIL

Comece com uma saudação, e para isso você deve considerar o(s) destinatários.
Por exemplo “Olá”, “Prezado”, “Caro”, etc. Lembre-se de ser gentil!
Talvez você não devesse iniciar um contato de proposta comercial com um “Oi”, tampouco um convite para o par romântico iniciado por “Prezado” ou “Prezada”…

No corpo da mensagem, seja breve.
Não utilize CAIXA ALTA no email inteiro. Será interpretado como se você estivesse GRITANDO com o destinatário, que poderá entender isso como uma ofensa.
Evite abreviações em contatos mais formais! Pode ser interpretado como se o remetente não tivesse tido o devido cuidado para escrever. Também passa uma imagem de ignorância: podem pensar que você não sabe escrever.
E verifique sempre a ortografia!

Não seja prolixo!
Se você quer dizer alguma coisa para alguém, o melhor a fazer é dizer diretamente. A menos que esteja declarando seu amor para sua melhor amiga, ir direto ao assunto é sempre a melhor opção. Isso evita que seus contatos desistam de ler a mensagem até o final e também evita que o destinatário se perca em um mar de informações irrelevantes para aquele momento.

sobre ANEXOS
Se houver uma mensagem a mandar, mande-a NO CORPO do e-mail, não crie um documento do Word só para colar 3 linhas, ou uma planilha do Excel só para fazer uma listagem.
Lembre-se de que cada vez mais as pessoas não estão usando APENAS computadores com Windows para ler e-mail. Hoje temos além de computadores com Linux e Mac OSX, celulares, tablets, Smartphones e netbooks, só para citar alguns. Nem todos dispositivos tem instalado um Microsoft Office só para ler a lista de tarefas que você mandou, até porque ela fica MUITO MAIS FACIL DE LER no corpo do e-mail. E imagine se a mensagem for lida num celular, com tela pequena!

Se houver uma imagem para incluir, cole-a diretamente no e-mail e não crie um anexo do Word só para conter a imagem.
Outro modo é gerar um arquivo de imagem. No Windows, o programa mais simples para isso é o MSPAINT / Paint / Paintbrush (o nome mudou ao longo das versões!). Basta abrir o programa e colar a imagem. Salve-a no formato JPG (muito menor que o BMP!) e depois anexe-a ao e-mail.

Termine o texto com um “atenciosamente”, “permanecemos à disposição”, entre outros, e seu nome e telefone para encerrar.
Também poderá usar uma assinatura padrão, por exemplo, contendo seu nome, cargo e telefone.
Mas evite usar muitas linhas na assinatura. Não é porque você tem VINTE certificações da Microsoft que deve citá-las na sua assinatura. Isso só fica PIOR quando é uma por linha!

4) DICAS advindas da experiência!
Originalmente, Spam é um tipo de carne enlatada de uma empresa inglesa. Nada a ver com informática, mas, possivelmente, com o tanto que deve ser indigesto, o termo Spam ficou associado aos emails indesejados que recebemos, como propagandas, boatos, correntes, etc. Essas mensagens são chamadas de spams e aqueles que as enviam, de spammers.

* Não encaminhe correntes para todos os contatos

“Samara morreu aos 13 anos, em 1454, e vai atormentar a todos aqueles que não encaminharem esta mensagem”. Acredite, isso não é verdade! NUNCA encaminhe uma corrente para seus contatos, além de ser muito chato receber esse tipo de email, grande parte delas carrega links maliciosos.

Sabemos que você já recebeu milhares de mensagens lindas em PowerPoint e se sentiu tentado a enviar para todos os seus amigos. Agora imagine se todos tivessem a mesma ideia… Não demoraria para que as caixas de entrada de todos ficassem lotadas e os servidores começassem a cair.

Por isso pense bem antes de encaminhar as mensagens que recebe. Leve em consideração que os seus contatos são heterogêneos, o que faz com eles não tenham os mesmos gostos e, portanto, não se interessem pelos mesmos assuntos.
Eu pessoalmente tenho um filtro de “inconvenientes” e uma pasta de “curiosidades” no meu e-mail mais público.
Se algum amigo começa a me enviar todos os PPTs de sacanagem que recebe e todas “novidades” e “furos”… logo ganha uma passagem direta para um desses filtros.
O filtro de inconvenientes direciona a mensagem direto para a lixeira sempre que vem do fulano e tem um anexo.
O filtro de curiosidade é para os que enviam muito, mas sem anexos… a mensagem é rotulada como CURIOSIDADE para eu ler algum dia quando sobrar tempo (ou seja NUNCA, mas eu não fui rude e apaguei direto, posso até abrir a pasta para ler a mensagem numa emergencia!). E sim, estou “dando um gelo” num amigo (ou em vários) simplesmente porque não consigo ler tudo que ele me manda para saber o que presta. Se ele fosse mais seletivo não estaria nesses filtros.

* Não mande mensagens para quem não pode acessá-la! Principalmente quando é para o email empresarial do seu contato.
Além de tomar o tempo da outra pessoa, é possível que ela fique muito constrangida em alguns casos. Se a mensagem contiver conteúdo adulto, informe isso no assunto; se ela contiver muitas imagens, faça o mesmo, pois assim o seu colega não ocupará a banda da internet com mensagens que não pode ler no momento.

* LETRAS MAIÚSCULAS FAZEM PARECER QUE QUEM ESCREVEU A MENSAGEM ESTAVA GRITANDO.

Por isso, desligue o Caps Lock. E mais, evite tecer comentários com muitos palavrões, pois além de parecer muito grosseiro, os emails com palavrões perdem o foco principal, que é difundir alguma informação.

* Não clique em links desconhecidos e abra o olho antes de clicar em qualquer link!

Esta dica não se limita aos emails, mas é muito importante. Sempre que algum usuário desconhecido enviar algum link para você, pense muito bem antes de clicar sobre ele. Além de ser muito provável que seu computador seja infectado por algum vírus, sua conta de email pode ser invadida e todos os seus contatos podem receber uma mensagem se passando por você para tentar infectá-los também! Se você não puder resistir e quer mesmo clicar no link, antes de fazê-lo posicione o mouse sobre o link e veja na Barra de status do navegador para onde você será encaminhado de verdade.

Não responda sem verificar os destinatários

Esta dica foi criada especialmente para quem possui grupos de email. Ao receber alguma mensagem, preste muita atenção na hora de respondê-la, pois não são raros os casos de pessoas que respondem para apenas uma pessoa, ou em piores situações, respondem para todos pensando que estão enviando para apenas uma.
Constrangimento garantido no melhor dos casos!

Fontes usadas neste post (algumas foram copiadas parcialmente, outras serviram como inspiração apenas):
http://www.tecmundo.com.br/email/4581-dicas-de-etiqueta-para-enviar-emails-saiba-o-que-nao-deve-ser-feito-.htm
http://www.brasilescola.com/informatica/etiqueta-email.htm
http://www.artigonal.com/gestao-artigos/como-enviar-e-mail-corporativo-1877346.html
http://netiqueta.online24hs.com.br/
http://toniinfo.com/cc-e-cco-do-e-mail/